Аж ахуйн нэгжид цахим архив үүсгэх шаардлагатай байгаа асуудал улам бүр хурцаар тавигдаж байна. Мэдээллийн шинэ технологийг нэвтрүүлэх нь баримт бичгийн аюулгүй байдал, найдвартай байдлыг хангахаас гадна хайлтын хугацааг багасгаж, шаардлагатай бол хэд хэдэн ажилтанд ижил өгөгдөлд нэгэн зэрэг нэвтрэх боломжийг олгодог тул энэ нь санамсаргүй хэрэг биш юм.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Цахим баримт бичгийн архивыг бий болгох нь хэд хэдэн үе шатыг хамардаг. Эхний ээлжинд компанийн компьютерийн тоног төхөөрөмж дээр лицензтэй програм хангамжийг худалдан авч суулгаарай.
Алхам 2
Баримт бичгийг бэлтгэх, өөрөөр хэлбэл танай байгууллага дахь баримт бичгийн эргэлтийн одоо байгаа бүтэц, зохион байгуулалтын дагуу тэдгээрийг тодорхойл. Тодруулбал, энэ үе шатанд тэдгээрийг бүртгэж, хадгалах хугацаагаар нь ангилж, оёдолгүй хуудсан дээрээс үдэгч, үдээсийг зайлуулах шаардлагатай болно.
Алхам 3
Дараагийн алхам бол баримт бичгийг дижитал хэлбэрт шилжүүлэх эсвэл сканнердах явдал юм. Энэ байгууллагад ашигладаг баримт бичгийн хэлбэр, хэлбэрийг яг таг дэмждэг техникийн тоног төхөөрөмж дээр хийгддэг. Энэ үе шатанд баримт бичгийн хуулбарын чанарыг шалгаж, шаардлагатай бол дахин сканнердах хэрэгтэй.
Алхам 4
Дараа нь баримт бичгийг хадгалалт, үйлдвэрлэлийн стандартын үзэл баримтлалд нийцсэн формат руу хөрвүүлэх (хөрвүүлэх) үе шат бөгөөд дараа нь индексжүүлэх үе шат, жишээ нь. Дараа нь шаардлагатай мэдээллийг хайх эсвэл бүрэн текстийн мэдээллийн сан үүсгэхэд түлхүүр үгсийг баримт бичиг бүрт "хуваарилах".
Алхам 5
Цахим архив үүсгэх ажлын төгсгөлд тохиргоог (нэвтрэх эрх, баримт бичгийг өөрчлөх эрх) тохируулж, байгууллагын боловсон хүчнийг сургах.
