Ирж буй баримт бичгийг бүртгэх нь байгууллагад баримт хүлээн авсан баримтыг засах явдал юм. Энэ нь цаасан баримт бичиг эсвэл цахим баримт бичиг байхаас үл хамааран бүртгэлийн код, бүртгэлийн хуудсанд хүлээн авсан тэмдэглэлийг өгөх шаардлагатай. Энэ нь баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах, шаардлагатай мэдээллийг хайхад хялбар болгоход шаардлагатай юм.
Шаардлагатай
- - интернетэд холбогдсон компьютер;
- - хөтөч.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Ирж буй баримтыг бүртгүүлэхийн тулд "SB Incoming Documents" програмыг ажиллуулна уу. Баримтыг нэмэхийн тулд "Нэмэх" товчийг дарна уу. "Шинэ баримт бичиг" командыг сонгоод серийн дугаарыг картанд хуваарилна уу. "Хэний нэр дээр" гэсэн хэсгийг бөглөнө үү, энэ нь байгууллагын захирал бөгөөд хэрэв баримт бичиг хүлээн авагч нь өөр бол талбарын баруун талд байгаа товчлуур дээр дарж директорт өөр элемент нэмж оруулна уу, жишээлбэл, дэд захирал. Баримт бичгийн сэдвийг сонгоод эхлээд директорт нэмнэ үү. Хоосон мөрөнд хар суман дээр дарж баримт бичгийн сэдвийг оруулна уу. "Хаах" товчийг дарж, тухайн талбарт оруулсан сэдвийг сонгоно уу.
Алхам 2
Бүртгэлийн индексийг нэмэхийн тулд баримт бичигт кодыг хуваарилж, дараа нь баримт бичгийг хүлээн авсан огноог тохируулж, ирж буй баримт бичигт оруулаад дараа нь ирж буй баримт бичгийн дугаарыг зааж өгөх хэрэгтэй. Дараа нь ирж буй баримтаас огноо, дугаарыг шилжүүлнэ. Ирж буй баримтыг хувь хүнээс бүртгүүлэх боломжтой бөгөөд "Хувь хүн" товчийг дарж, түүний талаархи мэдээллийг оруулна уу.
Алхам 3
Ирж буй баримтыг бүртгүүлэхийн тулд "Хаанаас" гэсэн хэсгийг бөглөнө үү. Хар суман дээр дарж илгээгчийг директорт нэмнэ үү эсвэл энэ талбарт байгаа нэгийг нь сонгоно уу. Дараа нь "Товч танилцуулга ба шийдэл" талбарыг бөглөнө үү. Энд баримт бичгийн мөн чанар, толгойн тогтоолыг (юу хийх хэрэгтэй вэ, ямар хугацаанд хийх ёстой) оруулна уу. "Энэ нь хэнд илгээгдсэн" гэсэн хэсгийг бөглөж, энэ нь баримт бичгийн гүйцэтгэлд хяналт тавихад дөхөм болно. Менежерийн тогтоолоос энэ мэдээллийг бөглөнө үү. Албан тушаалтныг зохих лавлах дээр нэмж оруулаад хэн гарын үсэг зурсан талбарыг бөглөнө үү. Тохирох талбарт дуусах хугацааг сонгоно уу. Энэ нь програмыг баримт бичгийг гүйцэтгэх хугацаа ойртохыг танд сануулах боломжийг олгоно. Баримт бичгийн дуусах огноог бөглөнө үү. "Browse" товчийг дарж баримт бичгийг системд байршуулна уу. Ирж буй баримт бичгийн бүртгэлийг дуусгахын тулд "Хадгалах" товчийг дарна уу.
Алхам 4
Ирж буй баримтыг бүртгүүлэх өөр програм ажиллуул. Электрон баримт бичгийн менежментийн хөтөлбөрүүд нь ирж буй баримт бичгийн бүртгэлтэй ижил төстэй үйл ажиллагааны дарааллыг илэрхийлдэг. "Оффисын ажил", "Евфрат", "Бизнес" гэх мэт програмуудыг ашигла.
