Өнөөг хүртэл хүн төрөлхтөн обьект, үзэгдлийн талаар үнэхээр асар их хэмжээний мэдээлэл хуримтлуулжээ. Гэхдээ энэ мэдээлэл нь үхсэн жинд ороогүй, цахим хэлбэрээр хадгалагдаж, мэдээллийн санд ашиглагддаг. Мэдээллийн сан нь мэдээллийн системийн нэг хэсэг бөгөөд мэдээллийн асар том массивыг хадгалж, боловсруулдаг техник хангамж, програм хангамжийн цогцолбор юм.
Мэдээллийн сан нь тодорхой хэлбэрээр бүтэцлэгдсэн, хамт хадгалагдаж, тодорхой дүрмийн дагуу боловсруулсан өгөгдлийн цуглуулга юм. Дүрмээр бол мэдээллийн сан нь тодорхой сэдэвчилсэн хэсэг эсвэл түүний хэлтэрхийг загварчилдаг. Файлуудыг ихэвчлэн мэдээллийн сангийн мэдээллийн байнгын хадгалалт болгон ашигладаг.
Мэдээллийн сан дахь мэдээллийг удирдах програмыг DBMS (мэдээллийн сангийн менежментийн систем) гэж нэрлэдэг. Энэ нь янз бүрийн шалгуурын дагуу сонголтоо хийж, хүссэн мэдээллээ хэрэглэгчдэд тохиромжтой хэлбэрээр харуулах боломжтой. Мэдээллийн сангийн үндсэн дээр бүтээгдсэн мэдээллийн системийн үндсэн бүрэлдэхүүн хэсэг нь өгөгдлийн сангийн файлууд, хэрэглэгчийн мэдээллийг удирдах, түүний асуудлыг шийдвэрлэхэд шаардлагатай үйлдлийг гүйцэтгэх боломжийг олгодог мэдээллийн баазын файлууд, ДББ ба програм хангамж (клиент програмууд) юм.
Мэдээллийн бүтцийг энэ мэдээллийн санд хадгалагдаж буй хийсвэр объектын онцлог шинж чанар, физик, техникийн үзүүлэлтүүдийн дагуу хийдэг. Мэдээллийн сан дахь мэдээллийг текст, растер эсвэл вектор зураг, хүснэгт эсвэл объектод чиглэсэн загвар хэлбэрээр төлөөлж болно. Мэдээллийн бүтэц нь танд дүн шинжилгээ хийх, боловсруулалт хийх боломжийг олгоно: захиалгат асуулга, сонголт хийх, ангилах, математик, логик үйлдлийг гүйцэтгэх.
Мэдээллийн санд хадгалагдаж буй мэдээллийг байнга шинэчлэх боломжтой. Хэр олон удаа хийх нь түүний хамааралаас хамаарна. Обьектуудын тухай мэдээллийг мөн өөрчилж, нөхөж болно.
Мэдээллийн сангууд нь их хэмжээний мэдээллийг хадгалах, үр дүнтэй удирдах арга хэрэгсэл болохын хувьд хүний үйл ажиллагааны бараг бүх салбарт ашиглагддаг. Тэд үл хөдлөх хөрөнгө, хувь хүн, хуулийн этгээдийн талаарх баримт бичиг, зураг, мэдээллийг хадгалдаг. Хууль эрх зүйн мэдээллийн сан, автомашин, хаяг гэх мэт.
Мэдээллийн санг мэдээллийн системд ашигладаг, жишээлбэл муж улсын хэмжээнд газар нутгийг хянах, удирдах боломжийг олгодог. Ийм системийн мэдээллийн санд эдгээр нутаг дэвсгэрт байрладаг бүх үл хөдлөх хөрөнгийн объектын талаархи мэдээллийг хадгалдаг: газар, ургамал, барилга байгууламж, гидрографи, зам гэх мэт. Мэдээллийн сан нь мэдээллийг шинжлэх, мэдээллийн урсгалыг удирдах, статистик, урьдчилсан тооцоо, бүртгэлд ашиглах боломжийг олгодог.
